Utrzymywanie skutecznej komunikacji z wolontariuszami jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu każdej organizacji non-profit. Aby wolontariusze mieli energię i byli zaangażowani w swoją pracę, ważne jest, aby poinformować ich o potrzebach organizacji, wyrazić wdzięczność za ich wysiłki i upewnić się, że rozumieją, jak ważny jest ich wkład. Skuteczna komunikacja jest kluczowym elementem budowania trwałych relacji z wolontariuszami.
Dodaj sekcję wolontariatu do swojej witryny
Dodanie do swojej witryny sekcji poświęconej wolontariuszom to świetny sposób na komunikację z obecnymi wolontariuszami i przyciągnięcie nowych. Konfigurując i utrzymując centrum komunikacji wolontariuszy na stronie internetowej swojej grupy, ułatwisz wolontariuszom śledzenie tego, co dzieje się w organizacji. Pamiętaj, aby polecać zdjęcia lub filmy przedstawiające wolontariuszy w akcji (za ich zgodą). Możesz także publikować takie informacje, jak możliwości wolontariatu, nadchodzące spotkania komisji i inne informacje interesujące dla wolontariuszy. W zależności od stopnia zaawansowania Twojej witryny internetowej możesz umożliwić wolontariuszom przesyłanie dokumentów, śledzenie godzin pracy lub przeglądanie materiałów szkoleniowych.
Poznaj wolontariuszy poprzez ankietę
Ankieta to pomocne narzędzie komunikacji, które pozwala poznać wolontariuszy i dowiedzieć się, w jaki sposób chcieliby zaangażować się w Twoją organizację. Rozważ udostępnienie ankiety w sekcji poświęconej wolontariuszom na swojej stronie internetowej lub umieść ją w szablonie wiadomości e-mail wysyłanej do nowych wolontariuszy. Powinno zawierać tylko kilka pytań, które pozwolą Ci zorientować się, w jakich rodzajach wolontariatu chcieliby uczestniczyć i jakie mają umiejętności. Poproś kogoś o przejrzenie wyników, a następnie skontaktuj się indywidualnie, przekazując informacje na temat komitetów lub projektów odpowiadających jego zainteresowaniom. Umieść te informacje w bazie danych wolontariuszy, która będzie mogła zostać wykorzystana w przyszłości do powiadamiania ludzi o dostępności nowych projektów.
Połącz się z wolontariuszami za pośrednictwem mediów społecznościowych
Wykorzystaj obecność swojej organizacji w mediach społecznościowych jako narzędzie komunikacji umożliwiające interakcję z wolontariuszami i innymi grupami interesariuszy. Zachęć wolontariuszy do śledzenia stron organizacji w mediach społecznościowych i odwdzięcz się im, na przykład obserwując ich na Twitterze lub Instagramie. Publikuj zdjęcia i podpisy podkreślające wkład wolontariuszy Twojej grupy, wraz z linkami do relacji medialnych na temat grupy. Zachęcaj wolontariuszy do interakcji, komentując i/lub udostępniając posty organizacji. Promuj zaangażowanie wolontariuszy w ogólne wysiłki komunikacyjne organizacji poprzez utworzenie komitetu ds. mediów społecznościowych, którego zadaniem będzie koordynacja lub pomoc w zamieszczaniu postów w mediach społecznościowych.
Opublikuj biuletyn wolontariuszy
Wiele organizacji non-profit co miesiąc lub co kwartał wysyła biuletyn do wolontariuszy, a także do darczyńców, agencji finansujących, źródeł rekomendacji konsumentów i innych grup. Rozpowszechnianie biuletynu to świetny sposób na poinformowanie zainteresowanych stron o ostatnich osiągnięciach grupy charytatywnej, bieżących projektach i przyszłych celach. Stanowi także doskonały sposób na docenienie wkładu wybitnych wolontariuszy. W zależności od tego, kim są Twoi wolontariusze i inne zainteresowane strony, być może będziesz musiał wydrukować i wysłać biuletyn lub może być lepiej obsługiwany przez biuletyn elektroniczny. Rozważ zaproszenie interesariuszy do subskrybowania preferowanej przez nich opcji dostawy.
Utrzymuj osobisty kontakt jeden na jednego
Jeśli chodzi o budowanie relacji z wolontariuszami, nic nie zastąpi osobistego kontaktu z osobami, które hojnie ofiarowują swój czas i talenty Twojej organizacji. Wskazane jest okresowe planowanie bezpośrednich spotkań z wolontariuszami, którzy zajmują stanowiska przewodniczących lub pełnią inne kluczowe role, które pozwalają Twojej grupie charytatywnej realizować swoją misję. Okresowe wzywanie wolontariuszy do odprawy może być skutecznym sposobem na utrzymanie zindywidualizowanego kontaktu bez konieczności proszenia ich o zarezerwowanie czasu na formalną, osobistą dyskusję lub wideokonferencję. Dyrektor wykonawczy może również ustalić godziny rozmów, podczas których wolontariusze będą zachęcani do wpadania lub dzwonienia w celu uzyskania osobistej rozmowy.
Połącz się poprzez spotkania komitetu
Spotkania komitetu wolontariatu mogą mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia wszystkich typów projektów. Kiedy rozpoczyna się nowy projekt, wskazane jest zorganizowanie spotkania z osobami zainteresowanymi wolontariatem, aby miały okazję dowiedzieć się więcej o dostępnych rodzajach stanowisk i jakiego rodzaju zaangażowania czasowego każde z nich może wymagać. Po utworzeniu komitetu, czy to do celów specjalnego projektu, czy też stałej grupy roboczej, regularne spotkania nadal są ważne, aby zarządzać procesem i utrzymywać skuteczną komunikację wolontariuszy. Najlepiej ustalić ustalony harmonogram spotkań, np. trzeci wtorek każdego miesiąca, aby wolontariusze mogli zaplanować je z wyprzedzeniem.
Poproś ochotników o podzielenie się opinią
Komunikacja musi przebiegać w obie strony. Równie ważne jest zachęcanie wolontariuszy do dzielenia się swoimi przemyśleniami i pomysłami z organizacją i jej liderami, jak dbanie o to, aby informacje docierały do wolontariuszy. Istnieje wiele sposobów ułatwienia wolontariuszom przekazywania opinii i dzielenia się sugestiami. Jeśli wolontariusze regularnie przychodzą do biura, przygotuj skrzynkę sugestii. Możesz też skonfigurować adres e-mail z informacją zwrotną@, z którego wolontariusze będą mogli korzystać w dowolnym momencie. Dobrym pomysłem jest także wyrobienie w sobie nawyku przeznaczania czasu na dzielenie się opiniami i sugestiami dotyczącymi programów spotkań. Możesz nawet okresowo organizować grupy fokusowe, aby przeglądać i omawiać opinie. Liczy się to, że wolontariusze mogą łatwo przekazywać informacje zwrotne.
Prowadź spotkania towarzyskie dla wolontariuszy
Zapewnij wolontariuszom możliwość nawiązania kontaktu za pośrednictwem spotkań towarzyskich, które nie obejmują próśb o poświęcenie czasu lub pieniędzy. Rozważ okresowe organizowanie miksera przeznaczonego wyłącznie dla wolontariuszy w swoim biurze lub w domu członka zarządu lub przewodniczącego komisji. Zaproś wszystkich, którzy zgłosili się na ochotnika w ustalonym terminie. W zależności od budżetu Twojej organizacji możesz zapewnić napoje lub lepiej zaplanować potluck. Kluczem jest umożliwienie osobom, które podzielają zainteresowanie Twoją organizacją, wzajemnego poznania się i zawiązania więzi. Przecież Twoi wolontariusze będą znacznie bardziej zaangażowani w organizację, jeśli ich przyjaciele również będą zaangażowani.
Rozpoznaj wysiłki wolontariuszy
Upewnij się, że wolontariusze są doceniani za ważną rolę, jaką planują, umożliwiając Twojej organizacji realizację jej misji lub w inny sposób pomaganie ważnym celom. Upewnij się, że publiczne wzmianki o organizacji zwracają uwagę na wolontariuszy, a nie skupiają się zbytnio na dyrektorze wykonawczym lub innych pracownikach. Na przykład, chcąc uzyskać rozgłos dla organizacji, poproś przedstawicieli mediów lub blogerów, aby oprócz pracowników przeprowadzili wywiady z przewodniczącymi komisji lub członkami zarządu. Publikując zdjęcia z działalności organizacji, wybieraj zdjęcia przedstawiające wolontariuszy. Promując zbiórki pieniędzy podczas specjalnych wydarzeń, rozważ umieszczenie w ogłoszeniu nazwisk członków komitetu.
Formalne wyrazy uznania dla wolontariuszy
Uznanie jest ważne, ale także uznanie. Pamiętaj, aby podziękować wolontariuszom, zarówno osobiście, jak i za pośrednictwem formalnych podziękowań. Rozważ zorganizowanie wydarzenia z okazji uznania wolontariuszy przynajmniej raz w roku, takiego jak lunch tylko dla wolontariuszy lub inne spotkanie, które obejmuje przemówienie z wyrazami uznania dla wolontariuszy i nagrody za zasługi. Rozdaj plakietki lub inne nagrody wolontariuszom, którzy wnieśli szczególnie znaczący wkład w działalność grupy lub którzy od dawna ją wspierają. Weź pod uwagę nagrody za lata służby za najważniejsze kamienie milowe, a także papierowe certyfikaty uznania dla wszystkich wolontariuszy.
Korzystaj z różnych narzędzi komunikacji wolontariuszy
Każda organizacja korzystająca z usług wolontariuszy musi podjąć kroki, aby zaangażować i zatrzymać tych, którzy dzielą się swoim czasem i talentem, a także rekrutować nowe osoby do pomocy. Nic nie zastąpi skutecznej komunikacji z wolontariuszami. Korzystanie z różnorodnych narzędzi komunikacji pomoże Ci zbudować i zaangażować silny zespół wolontariuszy zaangażowanych w Twoją organizację. Dzięki skutecznej komunikacji z wolontariuszami będziesz w stanie pielęgnować trwałe relacje z osobami, które prawdopodobnie pozostaną zaangażowane w Twoją organizację charytatywną przez wiele lat.
