Jeśli Twoja organizacja otrzymuje jakiekolwiek fundusze, przesłanie listu z podziękowaniami jest koniecznością. Wzmocnienie relacji z darczyńcami poprzez wysłanie listu z podziękowaniami nie tylko pomoże zabezpieczyć przyszłe fundusze, ale także da darczyńcy pewność, że doceniasz jego wsparcie. Listy służą również jako dowód przekazania prezentu i często mogą być wykorzystywane do celów podatkowych.
Listy z podziękowaniami za darowizny do druku
Wiele organizacji otrzymuje datki w ramach różnych działań przez cały rok. Załączone listy z podziękowaniami za datki do wydrukowania można zapisać na pulpicie lub wydrukować i wykorzystać w razie potrzeby. Mogą służyć jako pomocny przewodnik podczas przygotowywania listów z podziękowaniami dla Twojej własnej organizacji i będą przydatne, gdy będziesz dziękować tym, którzy wspierali Twoją misję. Jeśli potrzebujesz pomocy w pobraniu liter, zapoznaj się z tymi pomocnymi wskazówkami.
List z podziękowaniem za darowiznę od darczyńcy
Jednym z najbardziej podstawowych i być może najczęściej używanych rodzajów listów z podziękowaniami za darowizny jest list z podziękowaniami za darowiznę finansową. Załączony list z podziękowaniem za darowiznę finansową można wysłać natychmiast po otrzymaniu darowizny na cele charytatywne. Zasadniczo dziękuje darczyńcy za jego wkład i pozostawia otwarte drzwi dla przyszłych możliwości nawiązania kontaktu. Można go także wykorzystać do celów podatkowych i służy jako dowód wpłaty.
List z podziękowaniami sponsorskimi
Innym powszechnym rodzajem darowizny jest sponsoring. Wiele firm i osób prywatnych decyduje się na sponsorowanie specjalnego wydarzenia i dokłada do tego finansowo. Załączone podziękowanie za list sponsorski można wysłać do osób, które sponsorowały wydarzenie Twojej organizacji. Tego rodzaju list zawiera szczegółowe informacje na temat kwoty darowizny, a także wszelkich korzyści wręczanych w zamian za sponsorowanie, takich jak bilety na sponsorowane wydarzenie lub uznanie.
List z podziękowaniami za obecność
Po zorganizowaniu specjalnego wydarzenia organizacje wysyłają listy z podziękowaniami do osób, które wzięły udział w tym wydarzeniu. Załączony list z podziękowaniem za udział w wydarzeniu specjalnym można wysłać do każdej osoby, która wzięła udział w akcji charytatywnej i przekazała na ten cel pieniądze. W piśmie tego typu należy podać datę wydarzenia oraz informację, jaka część darowizny podlega odliczeniu od podatku. Może także wspominać o wszelkich przyszłych zdarzeniach i może być używany do celów podatkowych.
Wkład biznesowy List z podziękowaniami
Nie zapomnij podziękować firmom, które przekazały datki na Twój cel. Załączony korporacyjny list z podziękowaniami można wysłać do firm, które przesłały datki na rzecz Twojej organizacji. Jest to dla Twojej organizacji świetny sposób na wyrażenie wdzięczności i dostarczenie firmie dowodu przekazania darowizny.
Podstawowa anatomia listu z podziękowaniami
Patrząc na różne szablony listów o darowiznach, pamiętaj, że wszystkie listy powinny zawierać te same podstawowe informacje. Oto kilka punktów, o których warto pamiętać:
- Nawiąż osobisty kontakt ze swoją pracą.
- Pokaż darczyńcy, jak wykorzystywane są jego fundusze.
- Stwórz wizję swojej misji.
- Pokaż, dokąd zmierzasz.
Jeśli planujesz połączyć list z podziękowaniami z paragonem, upewnij się, że podałeś także wszystkie informacje, które muszą się znaleźć na potwierdzeniu darowizny na cele charytatywne.
Wskazówki dotyczące pisania listów z podziękowaniami za darowizny kreatywne
Listy z podziękowaniami za darowizny mogą mieć formę formalną i biznesową lub zabawną i kreatywną, w zależności od celu Twojej organizacji i odbiorców listów. Na przykład, jeśli wysyłasz podziękowania sponsorom korporacyjnym za zbiórkę pieniędzy na badania nad rakiem, powinieneś zachować bardziej formalny charakter. Jeśli jednak wysyłasz podziękowania sponsorom korporacyjnym za program sportowy dla młodzieży, możesz sprawić, że będą trochę bardziej zabawni. Poznaj swoją markę i odbiorców, a następnie zdecyduj, jaki rodzaj kreatywności jest odpowiedni.
Użyj zabawnego motywu
Zastosowanie zabawnego motywu korporacyjnego może wyróżnić Twój list darowizny, ponieważ będzie spójny, powiązany z Twoim wyjątkowym wydarzeniem lub organizacją i zapadnie w pamięć osobom, które mogą otrzymać wiele standardowych listów. Wybierz motyw pasujący do Twojej organizacji lub wydarzenia, na przykład odciski łap dla schroniska dla zwierząt. Włącz motyw do swojego projektu, formatu, czcionki, sformułowań, kopert i znaczków (jeśli to możliwe), aby uzyskać skoordynowany i zapadający w pamięć wygląd.
Biała księga wykraczająca poza podstawowe informacje
Pomiń standardowy papier do kopiowania i nadaj swojemu listowi darowizny niepowtarzalny wygląd dzięki zabawnym opcjom projektowania papieru.
- Użyj papieru w tym samym kolorze, co ten znajdujący się w Twoim logo, aby można było łatwo rozpoznać, że pochodzi od Ciebie.
- Dodaj logo znaku wodnego do tła listu, aby uzyskać atrakcyjność wizualną w formalny sposób.
- Utwórz fajną ramkę wokół litery, przypominającą małe emoji dłoni, takie jak kciuk w górę, klaskanie i palec wskazujący, w ramach cichego gestu wdzięczności.
- Wybierz kolorowe koperty, które kontrastują z papierem listowym.
Bądź kreatywny dzięki dostawie
Twój list nie musi być widowiskiem, jeśli jest nim Twoja wiadomość doręczenia. Spraw, aby otrzymanie listu zapadło w pamięć, wybierając nietypowe metody dostawy.
- Wykorzystuj techniki składania papieru, takie jak origami, aby złożyć litery w kreatywne kształty przed wręczeniem ich osobiście.
- Dostarczaj każdy list w formie śpiewającego telegramu.
- Przed wysyłką umieść listy w cienkich pudełkach na prezenty lub w innym ciekawym pojemniku.
- Dołącz firmowy magnes, bezpłatny kupon lub inny mały, prosty gratisik, który wypadnie po otwarciu listu, aby mogli o Tobie pamiętać przez cały rok.
- Przymocuj list wstążką, aby wyglądał jak zachęcający prezent.
Spersonalizuj każdą literę
Upewnij się, że Twoje listy są bardziej osobiste niż formularz z podziękowaniami, dodając niestandardowe elementy dla każdego odbiorcy.
- Podpisz każdą literę ręcznie długopisem innego koloru.
- Dodaj zdjęcie odbiorcy wchodzącego w interakcję z Twoją firmą lub wydarzeniem.
- Współpracuj z innymi pracownikami, aby ręcznie napisać każdy list w całości.
Buduj pozytywne relacje z darczyńcami
Dzięki odpowiednim listom z podziękowaniami możesz pielęgnować relacje z darczyńcami, które przetrwają lata. Odbiorcy listów będą mogli ocenić, jak szczere są Twoje podziękowania, na podstawie wyglądu i sformułowań, więc włóż dużo czasu i wysiłku, aby byli naprawdę przemyślani.
