Czy musisz napisać wezwanie do zapłaty? Kontaktowanie się z klientami i proszenie ich o zapłatę zaległych rachunków jest nieprzyjemne, ale właściciele firm i zarządzający nimi z pewnością muszą od czasu do czasu robić to. Aby skorzystać z udostępnionego tutaj szablonu listu, po prostu kliknij poniższy obrazek. Dokument zostanie otwarty jako plik PDF, który możesz następnie edytować, zapisać i wydrukować w razie potrzeby. Skorzystaj z tego przewodnika po plikach Adobe do druku, jeśli potrzebujesz pomocy w korzystaniu z tego dokumentu.
List z prośbą o płatność kwoty salda
Użyj tego szablonu, jeśli chcesz napisać list z prośbą o płatność salda.
List z prośbą o zaliczkę do klienta
Użyj tego szablonu w sytuacji, gdy klient zawarł z Tobą umowę na dostawę produktów lub usług, za które wymagana jest płatność z góry.
List z prośbą o zwolnienie z płatności
Użyj tego przykładowego listu jako punktu wyjścia do zażądania zwolnienia płatności przechowywanej na rachunku depozytowym do czasu zakończenia transakcji.
Wskazówki dotyczące pisania listu z prośbą o płatność
Chociaż informacje w szablonie należy dostosować do swojej sytuacji, ważne jest, aby zastosować odpowiedni ton i upewnić się, że dokument jest profesjonalnie sformatowany.
Użyj odpowiedniego tonu
Wysyłając list do klienta lub klienta z prośbą o płatność, ważne jest, aby przekazać swoje stanowisko tak jasno, jak to możliwe, zachowując jednocześnie pozytywny, profesjonalny ton. Nie wysyłaj pierwszego ani drugiego żądania, które jest tak negatywne, że klient poczuje się zaatakowany. Jeśli ton będzie zbyt ostry, klient może uznać, że nie ma sensu kontynuować relacji z Twoją firmą. Kiedy tak się stanie, istnieje ryzyko, że klient zdecyduje się nie płacić rachunku, ponieważ nie zależy mu na utrzymaniu związku.
Użyj profesjonalnego formatowania
Użyj firmowego papieru firmowego i standardowego formatu listu biznesowego, jeśli wysyłasz list z prośbą o płatność pocztą lub faksem. W zależności od procedur korespondencyjnych obowiązujących w Twojej firmie dopuszczalne może być także przesłanie pisma pocztą elektroniczną. Jeśli tak, lepiej umieścić ten list w treści wiadomości e-mail, a nie jako plik załącznika. Nie jest konieczne tworzenie szablonu papieru firmowego dla wiadomości e-mail, ale należy zakończyć komunikację oficjalnym podpisem w firmowej wiadomości e-mail.
Kontynuacja
Jeśli wysyłasz list z prośbą o płatność z tytułu zaległego konta i nie otrzymasz odpowiedzi od odbiorcy w ciągu 30 dni, rozważ wykonanie kolejnej rozmowy telefonicznej. Podobnie jak w przypadku listu, należy zachować pozytywny ton. Spróbuj porozmawiać bezpośrednio z osobą odpowiedzialną za opłacenie rachunku i potwierdź otrzymanie listu. Jeśli możesz porozmawiać z osobą odpowiedzialną, zaproponuj realizację płatności kartą kredytową przez telefon lub online. Jeśli nie, zapytaj, kiedy możesz spodziewać się płatności. Zanotuj datę i wyślij list z opóźnieniem w płatności.
Dodatkowe akcje dla kolekcji
Jeśli płatność nie zostanie otrzymana zgodnie z ustaleniami, konieczne będzie przejście do następnego etapu procedury Twojej firmy dotyczącej zarządzania zaległymi kontami. Jeżeli rachunek pozostaje niezapłacony przez dłuższy okres czasu, ton przyszłych pism windykacyjnych będzie musiał być bardziej stanowczy, a w razie potrzeby zostaną one ostatecznie przekazane firmie windykacyjnej. Chociaż z pewnością istnieją okoliczności, w których konieczne jest podjęcie ostatecznych działań windykacyjnych, nie zaleca się tego robić, dopóki nie zostaną wyczerpane wszystkie możliwe możliwości polubownego rozwiązania problemu opóźnionej płatności. Dopóki nie będziesz gotowy oddać konta do windykacji lub podjąć kroków prawnych, nie wspominaj o takich działaniach w korespondencji z wezwaniami do zapłaty z osobami lub firmami, których rachunki są przeterminowane.
