Formularz W-9 urzędu skarbowego (IRS) nosi tytuł „Wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie”. Ten dokument IRS ma na celu zebranie podstawowych informacji podatkowych od niektórych podatników, którymi mogą być osoby fizyczne lub firmy.
Cel formularza W-9
Przede wszystkim W-9 dostarcza firmie podstawowych informacji o podatnikach, z którymi prowadzi interesy. Dzięki niemu mogą raportować do Urzędu Skarbowego kwotę zapłaconą podatnikowi za świadczone usługi. Obywatele Stanów Zjednoczonych i cudzoziemcy będący rezydentami, korporacje, fundusze powiernicze i inne rodzaje podmiotów gospodarczych, które nie pobierają podatków od swoich zarobków, muszą wypełnić formularz W-9, natomiast cudzoziemcy niebędący rezydentami lub osoby zagraniczne wypełnią zamiast tego formularz W-8.
Jeśli podatnik nie wypełni i nie zwróci formularza W-9 lub poda nieprawidłowy lub niekompletny numer identyfikacyjny podatnika (TIN), wszelkie środki wypłacone podatnikowi mogą podlegać potrąceniu zapasowego podatku u źródła. W tej sytuacji spółka potrąciłaby 28% należnego podatnikowi dochodu, a potrąconą część przekazała do urzędu skarbowego. W ten sposób agencja federalna zapewnia zapłacenie odpowiednich podatków, nawet jeśli podatnik nie został prawidłowo zidentyfikowany.
Kiedy wymagane są W-9?
Firma musi uzyskać formularz W-9 od dowolnej osoby lub firmy, w sprawie której będzie musiała złożyć zeznanie informacyjne w IRS. Na przykład firma zatrudniająca niezależnego wykonawcę do zaprojektowania nowej witryny internetowej firmy będzie prawdopodobnie musiała złożyć w urzędzie skarbowym formularz 1099-MISC w celu zgłoszenia kwoty, jaką zapłaciła projektantowi stron internetowych.
Aby złożyć kompletny formularz 1099-MISC, firma potrzebuje informacji identyfikacyjnych kontrahenta - imienia i nazwiska, numeru TIN, adresu itd. Aby uzyskać te informacje, firma będzie musiała pobrać od wykonawcy formularz W-9. Podobnie firmy często żądają formularzy W-9 od dostawców korporacyjnych, aby dysponowali informacjami niezbędnymi do raportowania wydatków służbowych zgodnie z wymogami IRS.
W-9 Przechowywanie zapisów
Jak w przypadku większości dokumentów podatkowych, firmy powinny przechowywać kopie wszystkich formularzy W-9 przez co najmniej trzy lata od złożenia ostatniego odpowiedniego zeznania podatkowego (lub terminu składania zeznania, jeśli jest on późniejszy). W powyższym przykładzie, jeśli firma zawarła umowę z projektantem stron internetowych w 2017 r., a on zakończył pracę przed końcem roku, firma powinna zachować formularz W-9 co najmniej do 16 kwietnia 2021 r. (zakładając, że firma złożyła zeznanie za 2017 r. zeznanie podatkowe 15 kwietnia 2018 r.).
Jak wypełnić formularz W-9
Właściwy W-9 jest dość krótki i stosunkowo prosty. Składa się z trzech głównych części: danych osobowych, numeru TIN i certyfikatu.
Sekcja danych osobowych dla osób fizycznych
W wierszu 1 podatnicy indywidualni muszą podać swoje imię i nazwisko w formie, w jakiej widnieją w zeznaniu podatkowym. Chociaż z technicznego punktu widzenia są to podmioty gospodarcze, właściciele indywidualni muszą umieścić w tej sekcji swoją własną nazwę prawną.
Właściciele indywidualni powtarzają swoje imię i nazwisko w drugim wierszu, który wymaga podania „Nazwy firmy lub nazwy podmiotu pomijanego”. W tym miejscu umieszczają swoje pełne imię i nazwisko oraz litery DBA, co oznacza „prowadzenie działalności jako”, po których następuje fikcyjna nazwa firmy, jeśli taka istnieje. Na przykład, jeśli Jan Smith był jedynym właścicielem firmy Speedy Plumbing, pierwszą linię wypełnił jako John Smith, a drugą jako John Smith DBA Speedy Plumbing.
Następnie podatnik zaznacza pole „Osoba fizyczna/samodzielny właściciel” znajdujące się pod wierszami nazwiska. Podatnik musi także podać swój adres do korespondencji w wierszach 5 i 6. Dane klienta mogą zostać umieszczone w tym miejscu po prawej stronie formularza, ale nie jest to wymagane.
Sekcja danych osobowych dla firm
Firmy lub inne podmioty muszą wpisać swoją nazwę prawną (dokładnie tak, jak widnieje w zeznaniu podatkowym) w wierszu 1. Jeśli firma ma również nazwę handlową lub DBA, należy to wpisać w wierszu 2.
Następnie podatnik zaznacza pole wskazujące, w jaki sposób podmiot gospodarczy jest klasyfikowany pod względem struktury prawnej. Będziesz musiał określić, czy podmiot jest spółką C, korporacją S, spółką osobową, spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) itp.
Jeśli firma jest jednoosobową spółką LLC, zaznacz pole „Indywidualny/jedyny właściciel” zamiast pola „LLC”. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które wybrały alternatywną formę opodatkowania (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która zdecydowała się na opodatkowanie jako spółka typu S), wprowadziłyby kod klasyfikacji podatkowej w miejscu obok pola wyboru LLC, zgodnie z instrukcjami zawartymi w formularzu.
W wierszach 5 i 6 należy podać główny adres korespondencyjny podmiotu. Można także wpisać adres klienta w polu po prawej stronie pola adresu korespondencyjnego, ale nie jest to wymagane.
Wyjątki
Większość podatników pozostawi puste miejsca w wierszu 4. Pierwsza spacja w wierszu 4 wskazuje, że podatnik jest zwolniony z podatku akcyzowego. Osoby fizyczne i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą prawie nigdy nie będą zwolnione z podatku u źródła w przypadku kopii zapasowych, ale w niektórych sytuacjach korporacje są zwolnione. Kody odbiorców płatności i okoliczności są wymienione na trzeciej stronie formularza W-9. jeśli kwalifikujesz się do jednego z tych warunków, umieść odpowiedni numer kodu w pierwszym miejscu w wierszu 4.
Sekcja 4 wiersza 4 FATCA ma zastosowanie tylko wtedy, gdy składasz formularz W-9 do zagranicznej instytucji finansowej i jesteś zwolniony z obowiązku raportowania zgodnie z ustawą o zgodności z przepisami dotyczącymi rachunków zagranicznych (FATCA). W takiej sytuacji przejrzyj listę kodów i przyczyn na trzeciej stronie formularza W-9, aby sprawdzić, czy się kwalifikujesz, i umieść odpowiednią literę kodu w polu FATCA w wierszu 4. W razie wątpliwości zapytaj instytucję finansową żądającą formularza, czy należy wypełnić to pole.
Informacje o numerze konta
Ostatni wiersz w sekcji danych osobowych odnosi się do „numerów kont”. W tym miejscu podatnik wymienia wszelkie rachunki, które posiada w IRS, aby spłacić podatki lub zaliczki na poczet przewidywanych zobowiązań podatkowych. Ta informacja jest opcjonalna i zwykle powinna pozostać pusta.
Numer identyfikacyjny podatnika (NIP)
Sekcję NIP należy wypełnić niezależnie od tego, czy podatnik jest osobą fizyczną, osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą czy podmiotem gospodarczym.
- Osoby fizyczne umieszczają swój numer ubezpieczenia społecznego po prawej stronie formularza, w odpowiednich miejscach.
- Właściciele indywidualni i jednoosobowe spółki LLC mogą używać numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN), chociaż IRS preferuje numery ubezpieczenia społecznego.
- Nawet jeśli za podmiot odpowiedzialna jest konkretna osoba, inne typy podmiotów gospodarczych umieszczają swój numer EIN w odpowiednich polach.
Sekcja Certyfikacji
W tej sekcji podatnik podpisuje formularz i poświadcza, że zawarte w nim informacje są prawdziwe. Niepodanie lub świadome podanie fałszywych informacji naraża podatnika na kary.
Zgodność W-9
Bez względu na to, czy jesteś niezależnym wykonawcą, firmą świadczącą usługi dla klienta, czy też firmą zatrudniającą osoby fizyczne lub podmioty gospodarcze do świadczenia usług, formularze W-9 mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi. Jeśli masz szczególne okoliczności lub nie jesteś pewien, czy musisz wypełnić ten formularz, czy też poprosić o niego, zasięgnij profesjonalnej porady wykwalifikowanego doradcy podatkowego.
