Kiedy pracownik opuszcza zespół, ważne jest, aby poinformować o tym swoich współpracowników. Czasami ogłoszenie może ograniczać się do bezpośrednich członków zespołu danej osoby, chociaż w niektórych przypadkach warto powiadomić o tym wszystkich w firmie. Decydując, jak najlepiej ogłosić, że ktoś odchodzi z firmy, należy wziąć pod uwagę specyfikę każdej sytuacji.
Ogłoszenie o rezygnacji pracownika
Kiedy pracownik rezygnuje ze stanowiska, często najlepiej jest najpierw powiadomić jego bezpośredni zespół współpracowników. Można tego dokonać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub osobistego ogłoszenia przez menedżera podczas spotkania (jeśli tak się składa, że spotkanie zostało już zaplanowane w odpowiednim czasie). To nie jest sytuacja, która wymagałaby specjalnego spotkania. Przekaz powinien być prosty i szczery. Powinien być udostępniony przez przełożonego pracownika lub kierownika działu.
- Tekst e-maila:Zespół, kontaktuję się z Tobą, aby poinformować Cię, że [Wstaw imię i nazwisko pracownika] zdecydował się opuścić firmę. Z pewnością doceniamy wszystko, co [wstaw imię] zrobił jako członek naszego zespołu. Dołączcie się do mnie i złóżcie im najlepsze życzenia dalszych sukcesów w przyszłych przedsięwzięciach. Oczekuje się, że ich ostatni dzień u nas będzie [wstaw datę].
- Ogłoszenie o spotkaniu: Zanim przejdziemy do porządku obrad, mam coś do ogłoszenia. [Wstaw imię i nazwisko pracownika] podjął decyzję o opuszczeniu firmy. Skoro już jesteśmy wszyscy razem, podziękujmy [wstaw imię] za ich wkład w zespół.[Przerwa na komentarze i/lub brawa]. Plan jest taki, że [wstaw imię] będzie z nami do [wstaw datę], który będzie ich ostatnim dniem.
Ogłoszenie rezygnacji menedżera
Kiedy menedżer rezygnuje, ważne jest, aby najpierw powiadomić jego bezpośredni zespół. W idealnej sytuacji menedżer, który odchodzi, poinformuje o tym swoich bezpośrednich podwładnych, a następnie przełożony wyśle e-mail, aby poinformować o tym resztę pracowników. W celu otrzymywania bezpośrednich powiadomień menedżer może zwołać specjalne spotkanie lub wysłać e-mail.
- Bezpośrednie spotkanie raportujące: Zwołałem dzisiaj zespół, aby podzielić się pewnymi wiadomościami. Chciałem być tym, który poinformuje Cię o decyzji o opuszczeniu firmy. Jestem pewien, że ten zespół będzie nadal świetnie pracował z kolejnym menadżerem, który zostanie wkrótce wybrany [lub podaj imię i nazwisko, jeśli ktoś został zatrudniony lub awansowany]. Będę tu do [wstaw datę], aby zapewnić płynne przejście. Dziękuję bardzo za Twoją ciężką pracę; praca z Tobą była zaszczytem. Czy są jakieś pytania, które chciałbyś zadać?
- E-mail z raportem bezpośrednim: Zespół, kontaktuję się z Tobą, aby poinformować Cię, że zdecydowałem się opuścić [wstaw nazwę firmy]. To była wielka przyjemność pracować z każdym z Was i kierować tym zespołem. Ogłoszenie dla całej firmy zostanie wysłane dzisiaj później, ale chciałem się upewnić, że otrzymaliście tę wiadomość bezpośrednio ode mnie. Będę z zespołem do [wstaw datę]. Będę współpracować z Tobą i zespołem kierowniczym, aby zapewnić płynne przejście. Jeśli mogę odpowiedzieć na jakieś pytania, proszę dać mi znać.
Ogłoszenie o przymusowym odejściu pracownika
Jeśli pracownik zostanie zwolniony, należy natychmiast powiadomić jego bezpośredni zespół za pośrednictwem poczty elektronicznej lub szybkiego spotkania twarzą w twarz. W zależności od ich roli może to być wystarczające. W przypadku pracowników, którzy należeli do kierownictwa lub zespołu wykonawczego, najlepszym rozwiązaniem może być wysłanie wiadomości do całej firmy. Tego typu przekaz powinien być bezpośredni i na temat. Nie powinno określać, że dana osoba została zwolniona, ani zawierać żadnych szczegółów.
- Zaimprowizowane spotkanie: Zebrałem Was, aby poinformować, że [Wstaw imię i nazwisko] nie jest już pracownikiem [wstaw nazwę firmy]. Zmiana ta obowiązuje natychmiast. Szczegóły dotyczące wpływu obciążenia pracą naszego zespołu na czas zatrudnienia nowego członka zespołu zostaną omówione tak szybko, jak to możliwe. Jeśli jesteś w trakcie pracy nad projektem lub pracujesz z zespołem, w którym oni uczestniczyli, skontaktuj się ze mną po tym spotkaniu, aby dać mi znać, jeśli potrzebujesz pomocy lub wskazówek, jak w tej chwili posunąć się dalej. W przeciwnym razie śledź pocztę e-mail, aby uzyskać dodatkowe informacje lub powiadomienie o spotkaniu. Dziękuję za uwagę.
- Powiadomienie e-mailem: Zespół, Celem tego e-maila jest poinformowanie Cię o zmianie personelu. Ze skutkiem natychmiastowym [wstaw imię i nazwisko] nie jest już pracownikiem [wstaw nazwę firmy]. Jeśli ich odejście bezpośrednio wpłynie na Twoją zdolność do kontynuowania projektów, nad którymi obecnie pracujesz, skontaktuj się ze mną lub swoim bezpośrednim przełożonym, aby omówić najlepsze dalsze postępowanie.
Pożegnanie z przyszłymi byłymi współpracownikami
Gdy pracownicy zostaną powiadomieni, że współpracownik dobrowolnie zrezygnował i będzie opracowywał wypowiedzenie, istnieje prawdopodobieństwo, że pozostali członkowie zespołu będą chcieli zrobić coś, aby uczcić odejście tej osoby. Mogą chcieć zorganizować spotkanie pożegnalne w biurze lub w innym miejscu. Mogą też po prostu pożegnać się ze współpracownikiem na spotkaniu zespołu. Tak czy inaczej, te przykładowe wiadomości pożegnalne dla osoby opuszczającej miejsce pracy mogą pomóc tej osobie dowiedzieć się, co powiedzieć.
