Planowanie wydarzenia dla Twojej organizacji jest stresujące i bardzo czasochłonne. Dobra organizacja może pomóc złagodzić stres i zaoszczędzić czas. Ważnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę podczas planowania, jest zaproszenie. Zaproszenie powiadomi ludzi o nadchodzącym wydarzeniu i poprosi o wzięcie w nim udziału. Często po raz pierwszy słyszą o tym wydarzeniu, dlatego ważne jest, aby uwzględnić wszystkie szczegóły w zaproszeniu.
Podstawowe elementy zaproszeń
Podstawowe elementy, które należy uwzględnić w zaproszeniu to:
- Organizacja organizująca wydarzenie
- Data
- Czas
- Miejsce
- Informacje kontaktowe RSVP
- Cena za udział w wydarzeniu
Ważne jest również, aby wysłać zaproszenie w odpowiednim czasie. Oznacza to co najmniej sześć do ośmiu tygodni przed wydarzeniem. Dzięki temu goście mają czas na reakcję i odpowiednie zaplanowanie.
Pisanie zaproszeń na zbiórkę pieniędzy
Wybór odpowiedniego sformułowania może nadać ton zbiórce pieniędzy i powiadomić gości o formalnościach wydarzenia oraz o tym, czego powinni się spodziewać.
Wytyczne dotyczące zaproszeń
Kilka wskazówek, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania zaproszenia, to:
- Pamiętaj, aby jasno określić, kto odniesie korzyść z wydarzenia.
- Podaj szczegółowe informacje na temat wydarzenia, np. czy zostanie podana kolacja lub czy będzie dostępny bar z gotówką.
- Pamiętaj, aby wspomnieć o formalnościach wydarzenia. Jeśli wydarzenie ma charakter formalny, wspomnij, że będzie to krawat wieczorowy, aby goście byli świadomi zasad ubioru.
- Zawsze podawaj dane kontaktowe, na wypadek gdyby goście mieli jakieś pytania.
- Jeśli wydarzenie odbywa się w nieznanym miejscu, rozważ umieszczenie wskazówek w zaproszeniu.
Inne kwestie
Kilka innych rzeczy do rozważenia podczas pisania zaproszenia to:
- Motyw:Wybierz motyw i umieść go w zaproszeniu. Na przykład, jeśli wydarzeniem jest wycieczka golfowa, użyj motywu golfowego w zaproszeniu.
- RSVP: Zawsze dołączaj kartę odpowiedzi, którą goście mogą odesłać. Na karcie powinno znajdować się miejsce na wpisanie imienia i nazwiska gościa oraz ewentualnej formy płatności.
- Bądź wyjątkowy: Jeśli Twoje wydarzenie ma coś wyjątkowego, umieść to w zaproszeniu, aby przyciągnąć gości. Można na przykład wspomnieć o cichej aukcji lub aukcji na żywo lub o specjalnej rozrywce.
Przykładowa treść zaproszenia
Istnieje niezliczona ilość sposobów na sformułowanie zaproszenia na zbiórkę pieniędzy. Poniższe przykłady możesz wykorzystać jako wskazówki przy pisaniu własnego zaproszenia:
Próbka 1
Coroczny obiad w kapeluszu
Dołącz do nas na popołudniowy lunch
W lokalizacji
W dniu i o godzinie
Lunch zostanie podany o godzinie 13:00. z bezpłatnym winem
Nagrody zostaną przyznane za najlepszy kapelusz
Parking samochodowy
Darowizna w wysokości 50 dolarów trafi na rzecz Organizacji
Próbka 2
Zapraszamy na nazwę wydarzenia
Data
Lokalizacja
18:00 Koktajle i przystawki
Pasek gotówkowy
19:30 obiad
Cicha aukcja na żywo
Doceniono czarny krawat
Korzystne ABC
Zachęć gości do wzięcia udziału w Twoim wydarzeniu
Pamiętaj, że zaproszenie jest często pierwszą rzeczą, którą zobaczą goście i powiadomią ich o Twoim wydarzeniu. Pamiętaj, aby dokładnie wybrać zaproszenie i sformułować je w jasny sposób, tak aby goście wiedzieli, czego mogą się spodziewać. Tworząc zaproszenia na zbiórkę pieniędzy, zawsze pamiętaj o tonie, jaki chcesz nadać swojemu wydarzeniu, i odzwierciedl go w swoich sformułowaniach. Bądź tak kreatywny, jak chcesz, aby zachęcić gości do wzięcia udziału w wydarzeniu związanym ze zbiórką pieniędzy i wsparcia Twojej sprawy.
