Kiedy pracownik powiadamia Cię, że odchodzi z pracy, może być trudno zdecydować, co powiedzieć. Menedżerowie często są zaskoczeni, gdy pracownik odchodzi, dlatego ważne jest, aby byli przygotowani na odpowiednią reakcję, gdy pracownik złoży rezygnację lub oświadczy, że odchodzi z pracy.
Co powiedzieć, gdy pracownik odchodzi
Nie ma jednego właściwego sposobu reakcji, gdy ktoś odchodzi z pracy. Pod wieloma względami to, co powinieneś powiedzieć, będzie się różnić w zależności od specyfiki sytuacji oraz zasad i procedur Twojej firmy. Bez względu na wszystko, ważne jest, aby zareagować w sposób cywilizowany i profesjonalny.
Opcje początkowej odpowiedzi
Kiedy pracownik powie Ci, że odchodzi z pracy, bądź przygotowany na natychmiastową odpowiedź na jego oświadczenie, w sposób spokojny i opanowany. Przykłady odpowiednich reakcji początkowych to:
- Przykro mi to słyszeć.
- Dziękuję za informację.
- Jestem zaskoczony, gdy dowiedziałem się, że wyjeżdżasz.
Nie mów niczego, co mogłoby zostać zinterpretowane jako negatywne, osądzające lub uwłaczające. Powstrzymaj się od reagowania w sposób, który wskazywałby, że osobiście podejmujesz decyzję danej osoby o rzuceniu palenia.
Poproś o pisemne powiadomienie
Większość firm wymaga pisemnej rezygnacji. Jeżeli pracownik nie posiada pisma, poproś o nie po złożeniu wstępnego oświadczenia. Najlepiej otrzymać pisemne wypowiedzenie w momencie, gdy pracownik poinformuje Cię, że odchodzi. Można go napisać odręcznie, wysłać e-mailem lub szybko wpisać i wydrukować. List rezygnacyjny musi po prostu zawierać datę, oświadczenie, że pracownik decyduje się na rezygnację oraz oczekiwany przez niego ostatni dzień w pracy.
Aby poprosić o pisemną rezygnację, możesz powiedzieć:
- Cieszę się, że mi powiedziałeś, chociaż polityka firmy wymaga pisemnej rezygnacji. Czy masz już przygotowany?
- Jeśli nie masz listu z rezygnacją, przygotujmy go teraz. Oto notatnik, którego możesz użyć.
- HR poprosi o kopię Twojej rezygnacji. Widzę, że masz przy sobie telefon. Czy otworzysz swój e-mail, napiszesz krótką notatkę potwierdzającą naszą rozmowę i wyślesz ją do mnie?
Bądź przygotowany na udzielenie odpowiedzi na pytania, w tym na temat tego, z jakim wyprzedzeniem firma spodziewa się rezygnacji pracownika. Jeśli nie masz pewności, zapoznaj się z podręcznikiem dla pracowników firmy, aby uzyskać ostateczną odpowiedź.
Przyjmij rezygnację
Jeśli nie obowiązuje umowa zabraniająca pracownikowi rezygnacji z pracy, poinformuj go, że akceptujesz jego rezygnację. Powiedz im, że Ty lub przedstawiciel HR skontaktujecie się z nami, aby sfinalizować szczegóły ich odejścia z organizacji, gdy skorzystacie z odpowiednich kanałów.
Pytania uzupełniające
Możesz zadać kilka pytań, aby spróbować zrozumieć, dlaczego dana osoba zdecydowała się odejść. Przykładowe pytania, które byłyby odpowiednie to:
- Czy zechciałbyś podzielić się informacjami, które skłoniły Cię do rezygnacji?
- Czy wydarzyło się coś szczególnego, co spowodowało, że zdecydowałeś się odejść?
- Czy zechciałbyś podzielić się informacjami o tym, co planujesz dalej robić po zakończeniu swojego pobytu tutaj?
Nie namawiaj pracownika do uzyskania odpowiedzi. Pracownik nie ma obowiązku informowania pracodawcy, dlaczego odchodzi z pracy ani co planuje dalej robić. Nie zadawaj też zbyt wielu pytań. Jeśli pracownik wydaje się niechętny do dzielenia się informacjami, zostaw go w spokoju. Istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś z zespołu HR zada podobne pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej z daną osobą.
Życz im wszystkiego dobrego
Zakończ grzecznie rozmowę, wyrażając uznanie i życząc im wszystkiego najlepszego. Na przykład:
- Dziękuję za Twoją ciężką pracę w czasie, gdy tu jesteś. Najlepsze życzenia dalszych sukcesów.
- Dziękuję, że dałeś mi znać osobiście. Doceniam Twoją uwagę i życzę Ci wszystkiego najlepszego.
- Będziemy za Tobą tęsknić. Najlepsze życzenia wielu sukcesów na dowolnej ścieżce kariery.
Dalsze kroki po rezygnacji pracownika
Po przyjęciu rezygnacji pracownika nadejdzie czas, aby skupić się na okresie przejściowym. Zatrudnij odpowiedni personel, który zajmie się formalnościami i procedurami związanymi z rozwiązaniem stosunku pracy, w tym zespół HR i zespół ds. technologii informatycznych. Konieczne będzie rozpoczęcie poszukiwań zastępstwa i powiadomienie pozostałych pracowników. Radzenie sobie z rezygnacją dobrego pracownika nie jest czymś, z czym chciałby się zmierzyć każdy menedżer. Bycie przygotowanym na poradzenie sobie z taką ewentualnością pozwoli ci przyjąć rezygnację pracownika z profesjonalizmem i wdziękiem.
