Tradycyjnie stosowany przez firmy benchmarking to proces oceny mocnych stron organizacji lub działu podobnej do Twojej organizacji non-profit i porównywania Twojej pracy z ich pracą. Kiedy organizacje non-profit starają się zapewnić finansowanie w formie dotacji, te punkty odniesienia są często wykorzystywane jako narzędzie do oceny efektywności organizacji.
Co to jest benchmark?
Porównanie to miara pokazująca Twoje przeszłe i obecne wyniki w porównaniu z podobnymi, odnoszącymi sukcesy organizacjami non-profit – zazwyczaj pod względem finansowym. Pomiar ten pozwala ocenić mocne i słabe strony Twojej organizacji, co może pomóc w udoskonaleniu przyszłych wysiłków w zakresie pozyskiwania funduszy i programowania.
Kroki w benchmarkingu
Bez względu na to, czy tworzysz testy porównawcze po raz pierwszy, czy aktualizujesz obecne, istnieje szereg kroków, które zapewniają płynny przebieg procesu. Wypróbuj następujący proces.
Utwórz zespół
Organizacje non-profit są znane z niedoborów kadrowych i napiętych budżetów, dlatego musisz utworzyć zespół wyspecjalizowanych osób, które będą mogły współpracować przy porównywaniu Twoich finansów. Audytor Andy Maffia sugeruje, że w skład tego zespołu powinny wchodzić zarówno osoby podejmujące decyzje finansowe, jak i osoby, na które te decyzje wpływają, aby uzyskać jak najbardziej spójną perspektywę.
Określ swoją wizję przyszłości i pytania
Specjaliści ds. księgowości z SKR+CO twierdzą, że zdefiniowanie tego, co naprawdę musi mierzyć Twoja organizacja, jest pierwszym krokiem w procesie analizy porównawczej. Skoncentruj się na swoich przyszłych celach i misjach oraz środkach niezbędnych do ulepszenia tych programów. Na początek wybierz kilka punktów odniesienia, szczególnie obszary, na których planujesz się skupić w najbliższej przyszłości.
Rozważania obejmują następujące kwestie:
- Wydajność programu
- Efektywność pozyskiwania funduszy
- Kapitał lub rezerwy przeznaczone do wykorzystania
- Przychody z programu
- Średni wkład
Napisz testy porównawcze
Dobre punkty odniesienia są wyznacznikiem solidnego i zrównoważonego finansowania. Innymi słowy, fundatorzy chcą przekazywać darowizny organizacjom, które wiedzą, dokąd zmierzają i jak to osiągnąć.
Weźmy na przykład organizację, której misją jest „poprawa życia dzieci w centrach miast poprzez promowanie umiejętności czytania i pisania”. Benchmarki muszą zawierać:
- Konkretnie, co organizacja zamierza zrobić, aby promować umiejętność czytania i pisania
- Jak organizacja planuje ocenić, czy osiąga sukces
- Konkretne i mierzalne cele, które obejmują nie tylko harmonogram osiągnięcia poziomu odniesienia, ale także metodę oceny
- Jak cel pasuje do misji organizacji
Zły punkt odniesienia mógłby brzmieć: „Projekt dotyczący umiejętności czytania i pisania w Inner City (ICLP) poprawi poziom umiejętności czytania i pisania dzięki współpracy z lokalnymi szkołami”. To stwierdzenie jest niejasne i nie podaje konkretnych informacji na temat tego, kiedy i w jaki sposób zostanie poprawiona umiejętność czytania i pisania. Lepszym punktem odniesienia w tym scenariuszu byłoby stwierdzenie: „ICLP będzie pracować nad poprawą umiejętności czytania i pisania, zapewniając w ciągu dwóch lat w każdej klasie w tym okręgu bibliotekę klasową zawierającą co najmniej 100 książek, organizując zbiórki książek i targi książki dwa razy w roku. Imprezy mające na celu zbiórkę pieniędzy zapewnią stolicy do zorganizowania co najmniej trzech warsztatów dla nauczycieli i zapewnienia mentorów wszystkim nowym nauczycielom szkół podstawowych w okręgu w ciągu najbliższych pięciu lat.„
Zbierz dane i porównaj
Zacznij od zebrania odpowiednich danych z wcześniejszych i obecnych raportów finansowych swojej agencji dla każdego wybranego benchmarku. Jeśli jesteś częścią dużej organizacji, zidentyfikuj działy lub zespoły o najwyższych przychodach lub największej efektywności pozyskiwania funduszy i porównaj numery swoich działów z ich numerami.
Organizacje mogą także porównywać swoje wskaźniki z wynikami organizacji o podobnych misjach i przychodach. W tym celu musisz zebrać podobne dane od innych organizacji, takich jak Twoja. Grupa Bridgespan sugeruje, że wizyty w witrynach internetowych, wywiady i raporty roczne to świetne sposoby na znalezienie informacji od podobnych organizacji non-profit. Formularze podatkowe i raporty roczne często można znaleźć na stronach organów nadzoru organizacji charytatywnych. Możesz po prostu spojrzeć na dane, aby je porównać lub zainwestować w programy komputerowe, które umożliwiają bardziej naukowe porównanie.
Ocena wzorcowa
Ważne jest, aby zanotować nie tylko to, co chcesz osiągnąć, ale także skąd będziesz wiedzieć, czy osiągnąłeś swój cel. Większość organizacji przeprowadza ocenę zarówno wewnętrznie, wśród swoich pracowników, jak i okazjonalnie zewnętrznie. Istnieje wiele sposobów oceny punktów odniesienia organizacji. Zatrudnienie doradcy finansowego, firmy CPA lub innego niezależnego specjalisty może dać Ci świeże, obiektywne opinie i zaoferować bardziej wiarygodną ocenę. Zaletą przeprowadzania regularnej oceny w organizacji jest to, że członkowie mają wyjątkową możliwość oceny, dlaczego coś działa lub nie działa.
Ucz się od innych
Ze względu na brak zasobów i funduszy wiele organizacji non-profit jest zmuszonych polegać na tym, co już zostało zrobione, zamiast poświęcać czas na poszukiwanie sposobów ulepszeń. Benchmarking daje organizacjom szansę przyjrzenia się podobnym organizacjom non-profit w celu znalezienia skutecznych alternatywnych podejść.
