Każda sytuacja zamknięcia firmy ma inne szczegóły. Rodzaj działalności będzie decydował o tym, jakie działania będziecie musieli podjąć Ty, Twoi klienci lub dostawcy, zanim firma zostanie zamknięta na dobre. Aby opracować list dostosowany do Twoich potrzeb, zacznij od przykładowego listu i dostosuj jego treść tak, aby odzwierciedlała szczegóły Twojej konkretnej sytuacji.
Szablony listu zamykającego firmę
Jeśli zarządzasz procesem zamykania firmy, właściwym może być wysyłanie listów do klientów i dostawców. Przykładowe listy skierowane do tych odbiorców znajdują się tutaj. Dostęp do każdego szablonu można uzyskać, klikając odpowiedni obraz. Każdy szablon to konfigurowalny dokument PDF, który można zapisać i wydrukować w razie potrzeby. Zobacz ten przewodnik po materiałach do druku, aby uzyskać pomoc w pracy z dokumentami.
Powiadomienie klienta
Ten szablon jest przeznaczony do wysyłania do klientów w celu powiadomienia ich o zamknięciu firmy. Wysłanie tego rodzaju listu jest szczególnie ważne, jeśli klienci muszą odebrać produkty z Twojej lokalizacji lub podjąć inne działania, zanim firma zaprzestanie działalności.
Powiadomienie dostawcy
Wykorzystaj ten list, aby powiadomić dostawców, że Twoja organizacja zaprzestanie działalności, pamiętając o dostarczeniu wystarczającego powiadomienia, aby umożliwić wystawienie faktury końcowej, dokonanie płatności i rozwiązanie wszelkich zaległych spraw.
Powody, dla których warto napisać list o zamknięciu firmy
Kiedy już podejmiesz decyzję o zamknięciu firmy, nie zaleca się wieszania na drzwiach tabliczki „zamknięte”. Zamknięcie najlepiej ogłosić klientom i dostawcom w formie oficjalnego pisma. Odegrali kluczową rolę w Twojej działalności biznesowej, kupując Twoje produkty i usługi, a w przypadku dostawców, dostarczając Ci produkty i usługi, które odegrały zasadniczą rolę w Twojej działalności. Jednym z ostatnich aktów obsługi klienta będzie konieczność ostrzeżenia ich z wyprzedzeniem, że Twoja firma nie będzie już dostępna.
List dotyczący zamknięcia firmy to doskonały sposób na profesjonalne zakończenie bieżących relacji biznesowych i wyjaśnienie wszelkich działań, które muszą podjąć Twoi klienci i dostawcy. Wysłanie tego rodzaju listu oznacza, że w dobrej wierze podejmujesz wysiłki mające na celu komunikację i dostosowanie się do osób, z którymi Twoja organizacja prowadzi interesy. Może również pomóc w zapewnieniu załatwienia wszystkich spraw przed zamknięciem, co może pomóc zapobiec pojawieniu się potencjalnych problemów prawnych w przyszłości.
Termin powiadomienia o zamknięciu
Nie ma sztywnej reguły określającej, kiedy należy wysłać list zamykający firmę. Rzeczywista data poczty będzie zależeć od kilku czynników.
Klienci
Chcesz, aby Twoi wyjątkowi klienci dowiedzieli się od Ciebie o zamknięciu Twojej firmy, a nie poprzez plotki lub odkrycie zamkniętych drzwi bez wcześniejszego powiadomienia. Otrzymanie powiadomienia utwierdza Twoich klientów w przekonaniu, że są wyjątkowi i daje im możliwość przeprowadzenia z Tobą wszelkich niezbędnych ostatecznych transakcji biznesowych.
Ogólnie rzecz biorąc, rozważ wysłanie listu z powiadomieniem o zamknięciu lub dołączenie kopii tego listu do miesięcznego rachunku co najmniej 30 dni przed datą zamknięcia. Firma usługowa, taka jak pralnia chemiczna lub warsztat naprawczy, będzie musiała zapewnić klientom wystarczająco dużo czasu na przyjście i odebranie swoich rzeczy. Firma zajmująca się sprzedażą detaliczną prawdopodobnie będzie chciała zarezerwować dużo czasu na wyprzedaż, aby zmniejszyć swoje zapasy, a list o zamknięciu firmy zostanie opublikowany przed rozpoczęciem sprzedaży.
Dostawcy
Zasadniczo najlepiej jest poinformować dostawców o zamiarze zamknięcia co najmniej 60 dni przed ostateczną datą rozpoczęcia działalności. Zapewni to wystarczająco dużo czasu na uregulowanie i zamknięcie kont.
Specjalne uwzględnienie planów na przyszłość
Jeśli sprzedajesz firmę i zaraz potem planujesz otworzyć powiązaną z nią nową firmę, możesz zminimalizować odstęp czasu między obiema transakcjami. Na przykład możesz zdecydować o wstrzymaniu się z wysłaniem listu o zamknięciu firmy do chwili tuż przed datą zamknięcia, jeśli sprzedajesz franczyzę dotyczącą usług sprzątania i otwierasz własną usługę sprzątania.
Co przekazać w swoim liście
Głównymi celami listu zamykającego firmę jest jasne przedstawienie szczegółów zamknięcia firmy i szczere podziękowania czytelnikowi za jego firmę lub usługę. Listy te nie muszą być długie, aby były skuteczne. List powinien:
- Podaj czytelnikowi datę zamknięcia firmy
- Poinformuj czytelnika o wszystkim, co musi zrobić (np. odebrać pralnię chemiczną, spłacić zaległy rachunek lub przyjść na wyprzedaż związaną z zamknięciem firmy)
- Powiedz czytelnikowi, gdzie kierować swoje pytania
- Podziękuj klientowi lub dostawcy za współpracę
W piśmie nie musi być podany powód zamknięcia firmy. Jeśli powodem są dobre wieści, np. odejście właściciela na emeryturę, możesz zdecydować się na podanie przyczyny w liście. W przeciwnym razie najlepiej jest skoncentrować się na tematach ważnych dla czytelnika, np. na tym, co ma zrobić i do kiedy.
Utrzymuj związek
Zawsze lepiej jest zakończyć relację biznesową w pozytywnym nastroju. Nawet jeśli nie planujesz już nigdy więcej spotykać się z daną osobą ani współpracować z nią, najlepiej jest wyrażać się pomocnie, pozytywnie i szczerze w listach zamykających firmę. Twój profesjonalizm ułatwi zamknięcie firmy i może dać ci przewagę, jeśli Twoje przyszłe plany biznesowe doprowadzą Cię do współpracy z tymi samymi osobami w przyszłości.
