Podczas gdy we wszystkich konferencjach biznesowych zazwyczaj bierze udział wielu prelegentów omawiających tematy interesujące uczestników, najlepsze wydarzenia obejmują szereg różnych rodzajów zajęć. Upewnij się, że następne wydarzenie, które planujesz, zakończy się sukcesem, włączając opcje, które przypadną do gustu wszystkim segmentom docelowych odbiorców.
Główni mówcy
Główni prelegenci mogą być dużą atrakcją dla uczestników konferencji. Są to zazwyczaj prezentacje z sesji ogólnych, co oznacza, że nie ma innych prelegentów prowadzących sesje w tym samym czasie. Tematyka zazwyczaj wykracza poza standardowe możliwości rozwoju zawodowego i oferuje inspirację lub unikalne spostrzeżenia. Chociaż głównych prezenterów można zaplanować w dowolnym momencie, często są oni rezerwowani na pierwszą i ostatnią sesję konferencji.
W zależności od wielkości i budżetu wydarzenia, niektóre grupy wybierają celebrytów lub inne znane osobistości jako głównych mówców. Na przykład Dan Raczej był głównym mówcą HR Florida w 2016 r., a Malala Yousafzai będzie przemawiać na konferencji i wystawie Society for Human Resource Management (SHRM) 2018. Mniejsze organizacje często rezerwują na te sesje lokalne gwiazdy lub mówców motywacyjnych. Kluczowych mówców możesz znaleźć za pośrednictwem organizacji takich jak National Speakers Association lub Big Speak.
Sesje grupowe
Sesje grupowe to programy edukacyjne odbywające się przez cały dzień podczas konferencji biznesowych. Więcej niż jedna sesja jest planowana w tym samym czasie, aby umożliwić uczestnikom wybór spośród różnych tematów i w pewnym stopniu dostosować swój harmonogram. Rozważ rezerwację odnoszących sukcesy specjalistów w swojej dziedzinie, konsultantów i trenerów branżowych, przedstawicieli agencji rządowych i innych ekspertów na wystąpienia prelegentów. Rozważ umieszczenie zaproszenia do zgłaszania prelegentów na stronie internetowej swojej organizacji, aby zachęcić osoby zainteresowane współpracą do składania propozycji.
Przy planowaniu wystąpienia prelegentów w grupach ważne jest, aby oferować różnorodne tematy i tak je rozłożyć, aby ludzie mogli uczestniczyć w programach odpowiadających ich zainteresowaniom. Na przykład, jeśli masz dwóch prelegentów zajmujących się rachunkowością, zaplanuj ich o różnych porach, tak aby osoby najbardziej zainteresowane rachunkowością miały możliwość wzięcia udziału w obu. Oferuj jednocześnie bardzo różne tematy, takie jak marketing czy obsługa klienta, tak aby uczestnicy, którzy nie są zainteresowani rachunkowością, również mieli z czego wybierać.
Sesje burzy mózgów
Jedną z największych korzyści płynących z udziału w konferencjach jest możliwość spotkania i komunikacji z profesjonalistami o podobnych poglądach. Rozważ wydzielenie czasu w porządku obrad na sesje burzy mózgów dotyczące konkretnych tematów. Możesz na przykład zablokować kilka sesji grupowych i przekształcić je w dyskusje przy okrągłym stole na gorące tematy istotne dla uczestników. Alternatywnie możesz wyznaczyć miejsca do siedzenia w holu obiektu, które będą przeznaczone na dyskusje o specjalnych zainteresowaniach o różnych porach dnia. Uczestnicy zainteresowani dowiedzeniem się więcej o tym, co inni myślą na wyznaczone tematy, docenią możliwość wzięcia udziału w czymś takim.
Sprzedaż detaliczna
Na konferencjach często odbywają się przenośne sklepy detaliczne, w których uczestnicy mogą kupić markowe przedmioty oferowane przez stowarzyszenie sponsorujące, takie jak koszulki, długopisy, teczki i inne. W tych punktach sprzedaży detalicznej zazwyczaj znajdują się także książki napisane przez autorów przemawiających podczas wydarzenia. Jeśli Twoja grupa nie jest w stanie zainwestować w dużą ilość zapasów, po prostu udostępnij kilka eksponatów, które uczestnicy będą mogli zamówić podczas wydarzenia, a które zostaną dostarczone do ich domu lub biura. Prawdopodobnie docenią brak konieczności noszenia ze sobą ani pakowania przedmiotów do zabrania do domu, więc może się okazać, że w ten sposób sprzedasz jeszcze więcej.
Podpisywanie książek
A propos autorów, dobrym pomysłem jest zaplanowanie podpisywania książek dla prelegentów, którzy opublikowali książki podczas wydarzenia. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej zorganizować podpisywanie książki konkretnego autora natychmiast po przemówieniu danej osoby, ponieważ uczestnicy podekscytowani prezentacją tej osoby mogą udać się bezpośrednio na miejsce podpisywania, aby kupić książkę do podpisu. Może to pomóc Twojej grupie zwiększyć sprzedaż książek, a także sprawić, że perspektywa wystąpienia na Twoim wydarzeniu stanie się szczególnie atrakcyjna dla autorów.
Targi
Większość konferencji biznesowych obejmuje część targową, która polega na wydzieleniu obszaru, na którym sprzedawcy i sponsorzy mogą ustawiać stoiska, na których będą prezentować swoje produkty i usługi w zamian za opłatę. Pieniądze pochodzące z opłat związanych z udziałem w targach mogą pomóc w pokryciu kosztów organizacji całego wydarzenia, a także pomóc organizacji planującej uzyskać przychody na potrzeby swojej działalności.
W przypadku niektórych konferencji targi są otwarte przez cały czas, podczas gdy w innych sekcja stoisk wystawców jest dostępna dla uczestników tylko w godzinach, w których nie odbywają się sesje. Każdemu wystawcy przydzielana jest konkretna przestrzeń stoiska, na której ustawia ekspozycje promujące swoje produkty i usługi. Przydzielają członków zespołu do obsługi stoisk i interakcji z uczestnikami. Większość rozpowszechnia literaturę dotyczącą produktów i oferuje różnego rodzaju prezenty (zwykle promocyjne upominki biznesowe lub przekąski), a także zbiera dane kontaktowe od uczestników, aby wykorzystać je w przyszłości do celów marketingowych.
Cicha aukcja
Jeśli Twoja konferencja ma na celu głównie zbiórkę pieniędzy dla grupy sponsorów lub innego stowarzyszenia, rozważ zorganizowanie cichej aukcji. Wiąże się to ze zbieraniem podarowanych przedmiotów, które uczestnicy mogą licytować przez określony czas podczas konferencji. Po zakończeniu licytacji licytant, który zaoferuje najwyższą cenę dla każdego przedmiotu, „wygrywa” – co oznacza, że kupi przedmiot. Ci, którzy się angażują, dobrze się bawią robiąc zakupy i rywalizując, zwłaszcza jeśli uda im się zdobyć świetne okazje, a organizacja czerpie dodatkowe źródło przychodów z wydarzenia.
Jedzenie: posiłki i przekąski
Jedzenie jest ważną częścią każdego wydarzenia konferencyjnego! Istnieje prawdopodobieństwo, że będziesz musiał kupić posiłki i przekąski w centrum kongresowym, hotelu lub innym miejscu, w którym odbędzie się wydarzenie. Jeśli impreza rozpoczyna się wcześnie rano, należy zaplanować lekkie śniadanie rano, lunch na talerzu lub w formie bufetu oraz popołudniowe przekąski. Niektóre wydarzenia obejmują także wieczorne posiłki podczas jednego lub kilku wieczorów, szczególnie jeśli odbywa się ceremonia wręczenia nagród lub specjalna wieczorna prezentacja przemówień.
Zamawiając menu, pamiętaj o szerokiej gamie opcji, aby uwzględnić specjalne ograniczenia dietetyczne. Jeśli oferujesz dania w formie bufetu, upewnij się, że jest tam coś dla osób, które nie mogą (lub nie chcą) jeść takich produktów jak gluten, cukier, pszenica, orzechy czy mięso. Wskazane jest również, aby mieć dostępne opcje dla tych, którzy prowadzą wegański tryb życia. Jeśli podajesz posiłki na talerzu, pozwól uczestnikom wybrać posiłki, które odpowiadają ich sposobowi odżywiania. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego jest dodanie do formularza rejestracyjnego sekcji, w której uczestnicy mogą określić ograniczenia dietetyczne lub złożyć specjalne zamówienia.
Przyjęcie rozpoczynające
Rozważ zorganizowanie przyjęcia inaugurującego pierwszego wieczoru konferencji, którego celem będzie zaangażowanie uczestników w wydarzenie i promowanie osób wspierających (dostawców i sponsorów). Pomysł polega na zorganizowaniu zabawnego wydarzenia, na które ludzie będą czekać z niecierpliwością i które da im szansę na nawiązanie kontaktów towarzyskich z innymi uczestnikami w zorganizowany sposób.
Przyjęcia te często odbywają się na podłodze targów, umożliwiając uczestnikom pierwsze spojrzenie na wystawców w swobodnej atmosferze, gdzie serwowane są posiłki i napoje. Stwarza to wartość dodaną dla dostawców i sponsorów, którzy płacą za posiadanie stoisk wystawców, ponieważ na przyjęciach tych zazwyczaj licznie biorą udział uczestnicy konferencji.
Prawdopodobnie możesz znaleźć sponsora, który pokryje koszty tego typu wydarzenia w zamian za wynagrodzenie promocyjne. Jeśli zamierzasz podawać alkohol na przyjęciu, zastanów się nad wręczeniem każdemu uczestnikowi określonej liczby talonów na drinki, aby mógł otrzymać kilka drinków bezpłatnie. Pomoże to kontrolować koszty i zminimalizować inne potencjalne problemy z odpowiedzialnością. Nie powinno być żadnych opłat za jedzenie i inne rodzaje napojów.
Połączenia społecznościowe
Dobrym pomysłem jest wprowadzenie dodatkowych, nieformalnych sposobów, dzięki którym uczestnicy będą mogli nawiązać kontakt ze sobą i nawiązać kontakty towarzyskie w zrelaksowany sposób. Możesz na przykład dołączyć tweet, który umożliwi ludziom nawiązanie kontaktu w ramach zabawy, a jednocześnie zwiększy obecność wydarzenia w mediach społecznościowych. Wybierz oficjalny hashtag wydarzenia, aby uczestnicy mogli dzielić się swoimi doświadczeniami online.
Dobrym pomysłem jest także umożliwienie uczestnikom zapisywania się na wydarzenia grupowe, za które sami zapłaciliby, np. posiłki w określonych restauracjach, z prelegentami lub autorami, których twórczość jest podkreślana podczas wydarzenia lub zobaczyć lokalne atrakcje. Jest to szczególnie korzystne dla osób, które nie uczestniczą w spotkaniu z innymi znanymi im osobami, ponieważ umożliwia im poznanie innych uczestników i zaangażowanie się w lokalną okolicę bez konieczności samodzielnego wyruszania w podróż.
Rozrywka
Rozrywka może być świetnym dodatkiem w przypadku dużych konferencji, zwłaszcza tych, które trwają kilka dni. Niektóre konferencje wielodniowe obejmują wydarzenia odbywające się po godzinach, takie jak koncerty, występy komediowe lub imprezy, w których mogą uczestniczyć uczestnicy. Wstęp dla uczestników powinien być wliczony w całkowitą opłatę rejestracyjną za wydarzenie, chociaż prawdopodobnie powinieneś także pozwolić im na zakup dodatkowych biletów tylko na część(-y) związaną z rozrywką. Dzięki temu osoby podróżujące służbowo, które zabierają ze sobą przyjaciół lub członków rodziny, mogą uwzględnić swoich towarzyszy podróży w tego typu wydarzeniach.
Grupy treningowe
Może być trudno utrzymać harmonogram ćwiczeń, gdy jesteś poza miastem na konferencji. Pomocne może być opublikowanie przez organizatorów wydarzenia harmonogramu zorganizowanych zajęć grupowych. Na przykład możesz poprosić członka komitetu zaznajomionego z okolicą o zorganizowanie codziennych spacerów lub biegów lub wyznaczyć w obiekcie miejsce na organizowanie grupowych zajęć fitness tym, którzy chcą w nich uczestniczyć.
Nagrody dla uczestników
Ludzie uwielbiają wygrywać, dlatego świetnym pomysłem może być umożliwienie uczestnikom rejestracji i wygrania nagród na drzwiach podczas wydarzenia. Możesz uwzględnić nagrody na drzwiach dostarczone przez organizację sponsorującą, a także przedmioty wniesione przez dostawców. Na przykład niektóre grupy mogą przyznać główną nagrodę pieniężną (ufundowaną przez organizację lub sponsora) wraz z mniejszymi nagrodami ufundowanymi przez wystawców targów.
Wiele grup zarządza procesem przyznawania nagród drzwiowych, udostępniając uczestnikom karty bingo zawierające nazwiska każdego sponsora lub kilku pierwszych dostawców, którzy zarejestrują się i zapłacą. Uczestnicy muszą odwiedzić określone stoiska, aby zdobyć unikalne pieczątki lub podpisy, a następnie wypełnione karty są wpisywane do losowania. Karty są wyciągane o określonej godzinie (zwykle pod koniec dnia), a uczestnikom, którzy są obecni, wręczane są nagrody.
Podczas niektórych wydarzeń sprzedawcy oferujący nagrody na drzwi wręczają je, zbierając wizytówki od uczestników lub skanując kody kreskowe z identyfikatorów.
Nagrody na drzwiach wystawcy
Niektóre grupy oferują także nagrody drzwiowe dla wystawców, aby jeszcze bardziej zaangażować osoby i firmy, które wspierają finansowo konferencję. Jedną z możliwości jest wylosowanie nazwisk jednego lub dwóch wystawców, którzy otrzymają bezpłatne miejsce na stoisko na przyszłoroczną imprezę. Możesz także rozważyć narysowanie nazwisk przedstawicieli dostawców, aby przyznać im ciekawe nagrody, które sprawią im radość. Docenią to i może pomóc im przekonać pracodawców do udziału w programie w przyszłym roku!
Oceny
Ważne jest, aby uzyskać opinie od tegorocznych uczestników, a także dostawców i sponsorów. Zapewnij wszystkim zaangażowanym możliwość wypełnienia formularza oceny. Możesz rozesłać oceny w formie papierowej podczas wydarzenia lub po zakończeniu wydarzenia, wysyłając ankietę w ciągu kilku dni. Nieważne, w jaki sposób poprosisz o informację zwrotną, ważne jest, abyś to zrobił! Ważne jest również, abyś słuchał! Opublikuj wyniki i weź pod uwagę otrzymane opinie, rozpoczynając planowanie przyszłorocznej imprezy.
Miłej konferencji
Chociaż nie jest to wyczerpująca lista wszystkich możliwych rodzajów zajęć, które można uwzględnić w konferencji, jest to świetny punkt wyjścia. Przejrzyj te pomysły i zachęć inne osoby zaangażowane w planowanie kolejnego wydarzenia, aby zrobiły to samo. Wykorzystaj zdobytą wiedzę, aby wybrać pewne zajęcia i jako punkt wyjścia do rozważenia innych pomysłów, które mogą sprawić, że Twoje wydarzenie będzie jeszcze bardziej atrakcyjne dla docelowych odbiorców. Istnieje wiele konferencji, dlatego ważne jest, aby podjąć kroki, aby upewnić się, że Twoja konferencja zapewni cenne możliwości i zasoby rozwoju zawodowego, a także dobrą zabawę.
