Podobnie jak przedsiębiorstwa nastawione na zysk, organizacje charytatywne non-profit potrzebują personelu, aby zapewnić funkcjonowanie ich organizacji. Chociaż ich głównym celem jest zapewnienie finansowania i programów dla określonych populacji, organizacje charytatywne wykorzystują również część swoich funduszy na opłacenie osób dbających o legalność i organizację.
Standardyzacja wydatków administracyjnych organizacji charytatywnych
W branży non-profit od dawna panuje zasada, że koszty administracyjne stanowią punkt odniesienia dla kondycji finansowej organizacji. Historycznie rzecz biorąc, magiczną liczbą były wszelkie koszty poniżej 30 procent reprezentowane przez organizację charytatywną, która przynajmniej starała się zachować odpowiedzialność fiskalną. Najnowsze szkoły myślenia sugerują, że organizacji charytatywnych odnoszących największe sukcesy nie można oceniać wyłącznie na podstawie kosztów administracyjnych, ale należy je cenić także na podstawie ich skuteczności i wpływu.
Co obejmuje koszty administracyjne
Koszty prowadzenia organizacji charytatywnej nazywane są kosztami administracyjnymi lub czasami nazywanymi kosztami ogólnymi. Wydatki te obejmują wszystko, co jest niezbędne do istnienia organizacji i nie mieszczą się w kategoriach zbierania funduszy, działań w ramach programów lub działań związanych z członkostwem.
Koszty administracyjne lub koszty zarządzania zazwyczaj obejmują:
- Personel kadrowy i księgowy
- Części wynagrodzeń dyrektorów i pracowników
- Technologie informacyjne dedykowane infrastrukturze i operacjom
- Stworzenie raportu rocznego
- Artykuły biurowe
- Urządzenia użyteczności publicznej
- Usługi prawne
- Wydatki Zarządu
Zróżnicowanie kosztów w zależności od typu organizacji
Różne rodzaje organizacji charytatywnych wymagają różnej kwoty kosztów ogólnych, więc każda powinna dążyć do standardów w swojej dziedzinie, a nie jednego uniwersalnego odsetka dla wszystkich organizacji charytatywnych. Charity Navigator oferuje pełne zestawienie idealnych finansów organizacji w podziale na rodzaj organizacji charytatywnej. Ogólnie rzecz biorąc, koszty administracyjne poniżej 15 procent są uważane za najlepsze, chociaż istnieją różnice, takie jak:
- Muzea uzasadniają wyższe koszty aż do 17,5 procent.
- Spiżarnie/banki z żywnością i organizacje charytatywne dostarczające pomoc humanitarną powinny mieć niższe koszty ogólne, a górny limit kosztów wynosi około trzech procent.
- Organizacje przyznające granty nie powinny odnotowywać kosztów wyższych niż siedem i pół procent.
Alokacja
Każda organizacja przeznacza część wynagrodzeń kadry kierowniczej i pracowników na koszty administracyjne. Czas, który pracownik spędza na wykonywaniu obowiązków administracyjnych, a nie na świadczeniu usług programowych lub zbieraniu funduszy, jest przypisywany do kategorii kosztów administracyjnych. Oprócz personelu kadrowego i księgowego, wynagrodzeń większości pracowników organizacji charytatywnych nie można w całości przypisać kosztom administracyjnym.
Rozdzielenie programów
Organizacje prowadzące więcej niż jedną kategorię programów, np. badania i edukację, powinny oddzielić wydatki administracyjne dla każdej kategorii. Daje to dokładny wgląd w wydatki na każdy program.
Preferencje dawcy
Darczyńcy często prosili, aby ich datki pieniężne trafiały bezpośrednio na realizację programu. Badania przeprowadzone przez Harvard Business School wykazały, że ludzie prawie trzykrotnie częściej przekazują datki na rzecz organizacji charytatywnej, o której wiedzą, że jej koszty administracyjne pokrywa prywatny darczyńca, niż tej, w której ich datki mogą zostać wykorzystane na pokrycie kosztów ogólnych. Darczyńcy powinni pamiętać, że wszystkie organizacje wiążą się z kosztami administracyjnymi i niektóre darowizny należy przekazywać bez ograniczeń, aby organizacje mogły przeprowadzić niezbędne kontrole.
Za i przeciw wydatkom administracyjnym
Można wyciągnąć różne wnioski dotyczące wydatków, ale ważne jest, aby spojrzeć na koszty administracyjne z perspektywy kilku innych wskaźników finansowych. Spójrz na finanse jako całość i zadaj zespołowi zarządzającemu wiele pytań.
Niskie koszty
Niskie koszty administracyjne mogą oznaczać, że organizacja działa bardzo oszczędnie i stale dba o to, aby nadmiar był wycinany z budżetu. Może to również oznaczać, że organizacja zleca faktyczne wdrażanie programu innym agencjom i ma niewielkie koszty ogólne. Jeszcze inna hipoteza głosi, że agencja działa z mniejszą liczbą pracowników niż potrzeba lub działa z niedostatecznie przeszkolonym i niewykwalifikowanym personelem.
Wysokie koszty
Wysokie koszty administracyjne mogą oznaczać, że agencja nie sprawuje wystarczającego nadzoru. Obowiązki personelu mogą nie być jasno określone lub tę samą pracę może wykonywać wielu pracowników. Może to również oznaczać, że organizacja posiada mechanizmy kontroli i równowagi zapewniające zgodność codziennych działań z przepisami stanowymi i federalnymi, a także zaleceniami organizacji non-profit nadzorujących. W skrajnych przypadkach koszty te mogą wskazywać na oszustwo lub nieuzasadnione wydatki.
Priorytety i obietnice
Sukces organizacji charytatywnej nie powinien być mierzony wyłącznie tym, która organizacja ma najniższe koszty administracyjne i ogólne. Tworząc organizację non-profit lub wybierając taką, której chcesz przekazać darowiznę, weź pod uwagę jej koszty i wymierny wpływ. Wielka organizacja charytatywna dotrzymuje swoich priorytetów i obietnic, koncentrując wysiłki na pomaganiu swojej sprawie.
